Muitos usuários editam ao mesmo tempo
Quando várias pessoas atualizam o mesmo processo, permissões, histórico e consistência passam a ser importantes.
Existem etapas e aprovações
Status, responsáveis, alçadas e prazos são mais fáceis de controlar em um fluxo dedicado.
Anexos e documentos fazem parte da rotina
Relacionar arquivos a registros e manter histórico costuma exigir estrutura além de uma planilha.
Regras ficaram complexas
Quanto mais exceções, validações e dependências, maior o risco de fórmulas ou macros se tornarem difíceis de manter.
É preciso integrar com outras fontes
Um sistema pode centralizar a experiência do usuário enquanto consulta ou grava dados em APIs e bancos.
Como aplicar isso na prática
A decisão não precisa ser “planilha ou sistema” de forma definitiva. Muitas soluções começam híbridas e migram etapas conforme a necessidade cresce.
Conversar sobre meu processo